「Excelも便利だけど」第1回目。
地元のお客様のところでパソコンを使っての大変なことは何かとお伺いすると、大抵の方は「転記」が大変とおっしゃります。
その中で何点かご提案すると驚かれる事があるので、あらためてご紹介します。
今日は見積書～納品書～請求書をそれぞれ雛形を作って、販売するたびに入力と転記を繰り返しているケース。
意外と皆さんやっていそう。
そして請求書を入力してから会計ソフト等に売上として入力しています。
業務の流れはパソコンが無い時代とほぼ同じ。
同じデータの再入力の繰り返しほど時間のロスは大きいですね。
いやいやブックの中でシートを分けてリンクしているから見積書から請求書までは転記はないよとの声も聞こえてきそうです。
しかしきっと売上の計上の際は会計ソフトへの入力をされていそうですね。
もし何とかしたいなと思われた方は今お使いの会計ソフトを確認してみてください。
私が使っているfreeeでしたら標準機能で見積書を入力すれば請求書まで引用できて、しかも売上データに反映されます。そして口座にお支払いをいただければ自動で消込までしてくれます。
営業の方が見積を作って営業して、結果受注して請求書を再度間違いなく入力して、そして売上管理の方が売上データを入力する時間が1案件30分だとすると御社の毎月の営業件数からすると何時間かかっていますか？
それが最初の見積書作成時間だけで終わったいかがですか？
営業マンはもう一軒多く廻れるかもしれませんね。
事務の方の残業も減るかもしれませんね。
会計ソフトをお使いでしたら是非その機能がないか、もしくはオプション追加で使えるようになるか確認することをお薦めします。
私はこの機能がない会計ソフトにはもう戻れません。
