株式会社e事務局は、これからのICT社会においては個人情報の保護は重要な課題であり、個人情報を適切に管理することは責任であると考えます。
弊社は、個人情報保護に関する方針を以下のとおり定め運用します。
１．当社は、すべての事業で取り扱う個人情報及び役職員等の個人情報に関して、個人情報の保護に関する法律、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
２．当社は、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
３．当社は、前項の措置により取得した個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。
４．当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等のリスクに対して合理的な安全対策及び是正措置を講じます。
５．当社は、本人からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の要請及び苦情や相談に対して遅滞無く対応いたします。
６．当社は、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し、改善いたします。
制定日：2018年3月1日
改定日：2022年4月1日
株式会社e事務局
代表取締役 加藤昌宏
個人情報の取り扱いについて
1.個人情報の利用目的
当社は、個人情報を以下の目的で利用します。法令により認められる事由がある場合を除き、ご本人の同意がない限り、この範囲を超えて個人情報を利用することはありません。
- コンサルティング業務に関連する役務の提供
- お客様との契約を履行する上で必要な役務の提供
- 個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範等の情報提供
- 勉強会、講演、セミナー、イベント、メルマガ等のご案内
- お問合せへの対応
- その他、上記の利用目的に付随する業務
2.個人情報の安全管理のために講じた措置について
当社では、 個人情報をより厳正に取り扱うため、個人情報保護方針を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。 また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、 組織的、人的、物理的、技術的の 4つの観点より安全管理措置を講じております。
安全管理措置の詳細についてはこちらのとおりです。
1.個人情報保護方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、個人情報保護方針で公表し、必要に応じて見直しています。
2.個人データの取扱いに係る規程類の整備
取得、利用、保存、提供、削除·廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者の役割等について定めています。
3.組織的安全管理措置
個人データの管理責任者等の設置
個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施、漏洩事案等に対応する体制の整備
4.人的安全管理措置
従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認
5.物理的安全管理措置
個人データの取扱区域等の管理
機器及び電子媒体等の盗難等の防止
電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止 個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
6.技術的安全管理措置
個人データの漏えい・毀損等防止策
個人データヘのアクセスの記録及び分析
7.委託先の監督
個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。
8.外的環境の把握
個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。
個人情報に関する事項の通知、開示、訂正等、利用停止等の手続きについて
個人情報保護法に基づく保有個人データに関する利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等に関するご請求（以下「開示等請求」といいます。）については、お問い合わせ窓口までご連絡ください。
当社は、ご請求者がご本人であることを確認させていただくとともに、当社所定の請求書に ご記入いただいたうえで手続きを行い、後日、原則として書面で回答します。また、開示請求については、回答にあたり、当社所定の手数料をいただくとともに、回答までに一定の期間を要する場合がありますので、あらかじめご了解ください。
当社が必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。
1.開示等請求手続
1.ご連絡先
株式会社e事務局
https://e-jimukyoku.jp/contact/
2.開示等の求めに関する受付
①開示等請求をご希望される場合には、当社所定の用紙をお送りします。ご記入のうえ、以下の宛先まで郵送ください。
〒963-8852
福島県郡山市台新2-24-10
株式会社e事務局
②本人確認のため、 以下の書類を①所定の用紙とともに郵送ください。
・運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前及び住 所が記載されている有効期限内のもの）
・住民票の写し（開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの）
③代理人の方が手続きをされる場合は、(1)所定の用紙、(2)「本人確認書類」に加え、以下の書類も郵送ください。
・代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前及び住所が記載されている有効期限内のもの）
・代理人の住民票の写し（開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの）代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
・代理を示す旨の委任状
3.手数料
保有個人データの「利用目的の通知」および「開示の請求」については、手数料として、当社から送付する各種書類等の郵送料相当額をご負担いただきます。当社へ開示等請求に係る必要書類をご郵送いただく際に、1,000円分の郵便切手を同封してください。手数料が同封されていなかった場合、または不足していた場合には、当社よりその旨ご連絡しますが、所定の期間内にお支払していただけない場合には、請求がなかったものとして対応させていただきます。
4.開示等対応連絡
開示等の求めに対する対応方針については、以下の方法により遅滞なくご連絡いたします。
く開示等対応可能な場合＞
①個人情報の利用目的の通知、開示、第三者への提供に関する記録の求めの場合は、原則、本人又は代理人に書面の郵送にて対応いたします。
②個人情報の訂正、追加、削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止の場合は、 対応した旨、電話又はメールにてご連絡いたします。
く開示等対応不可能な場合＞
上記①②に関わらず、電話又はメールにてご連絡いたします。
5.その他
書面の送付先は、所定の用紙にご記入いただいた本人又は代理人の住所とします。
本人又は代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。本人又は代理人を証明する書類は、当社が入手してから6か月以内に貢任を持って廃棄いたします。